Controle de Estoque - Laboratório de Pesquisa

Descrição do Projeto

Esta tabela foi criada para auxiliar o controle de estoque de um laboratório de pesquisa. O laboratório trabalha com diversas pesquisas, o que torna necessário diferenciar os insumos de cada projeto.

Quando o insumo atingir uma quantidade crítica (mínima), será necessário repor o estoque. O controle foi implementado em uma pasta de trabalho no Excel, composta por 6 planilhas:

1. Cadastro (Tabela de Cadastro): Para registrar novos insumos, especificando quantidade inicial, projeto e quantidade crítica.
2. Entrada (Tabela de entrada de materiais): Para registrar as entradas de insumos no estoque do laboratório.
3. Saída (Tabela de saída de materiais): Para registrar as saídas de insumos do estoque.
4. Estoque (Tabela de Controle de Estoque): Uma tabela consolidada que exibe as quantidades disponíveis e a situação de cada insumo (disponível, escasso ou indisponível).
5. Controle de Estoque (Dashboard de consumo de materiais): Um dashboard que inclui um gráfico interativo, mostrando as saídas de insumos específicas com base em filtros.
6. Auxiliar Estoque (Oculta): Contém tabelas dinâmicas, cálculos e dados que auxiliam as outras planilhas a realizar suas funções de forma automatizada e eficiente.

Recursos Utilizados

Funções do Excel

• PROCV
• Diversas funções:
  • SOMASE
  • SE
  • SEERRO
  • AGORA
  • MAXIMO
• Fórmulas condicionais
• Tabelas e gráficos dinâmicos

Ferramentas Avançadas

• Validação de dados
• Formatação condicional
• Segmentação de dados
• Macros feita em conjunto com IA
• Proteção de funções

1 - Tabela de Cadastro

Objetivo

Cadastrar e especificar novos insumos, identificando cada um de forma única e organizando as informações necessárias para o controle de estoque.

Exemplo

Tabela de Cadastro

Características

• Cada insumo é identificado por um ID único, permitindo rastreamento específico.
• Inclui especificações detalhadas dos insumos, como nome, projeto associado e quantidade crítica.

Ferramentas Utilizadas

• Função MÁXIMO: Utilizada para determinar o último ID cadastrado, garantindo que novos insumos recebam IDs sequenciais.
• Segmentação de Dados: Facilita a filtragem dos insumos por projeto, permitindo uma visualização organizada.
• Macro “Classificar”: Automatiza a classificação dos insumos com base em um nome inserido em uma célula específica.

2 - Tabela de Entrada de Materiais

Objetivo

Registrar a entrada de insumos no estoque, garantindo que as informações sejam atualizadas na tabela de estoque principal.

Exemplo

Tabela de Entrada de Materiais

Características

• Utiliza o ID do insumo para puxar automaticamente informações da tabela de cadastro, como nome e projeto.
• Os parâmetros de entrada incluem:
  • ID do insumo
  • Quantidade adicionada
  • Técnico responsável pela entrada
  • Data de entrada

Ferramentas Utilizadas

• Função PROCV: Busca as informações do insumo a partir do ID na tabela de cadastro.
• Função SEERRO: Evita erros de exibição caso o ID inserido não seja encontrado.

3 - Tabela de Saída de Materiais

Objetivo

Registrar a saída de insumos do estoque, atualizando as informações na tabela de estoque principal.

Exemplo

Tabela de Saída de materiais

Características

• Utiliza o ID do insumo para puxar automaticamente informações da tabela de cadastro, como nome e projeto.
• Os parâmetros para registrar a saída do insumo incluem:
  • ID do insumo
  • Quantidade retirada
  • Técnico responsável pela retirada
  • Data de saída

Ferramentas Utilizadas

• Função PROCV: Busca as informações do insumo a partir do ID na tabela de cadastro.
• Função SEERRO: Evita erros de exibição caso o ID inserido não seja encontrado.

4 - Tabela Controle de Estoque

Objetivo

Contabilizar as entradas e saídas de insumos, permitindo visualizar a situação atual do estoque de cada material.

Exemplo

Tabela de Controle de Estoque

Ícones indicadores da situação do insumo

Características

• Sem dados de entrada: A tabela é apenas para visualização e aplicação de filtros.
• Situação do material: Indicada por formatação condicional com cores e ícones:
  • Verde com ícone de "✓" para material disponível.
  • Amarelo com ícone de "!" para material em situação crítica.
  • Vermelho com ícone de "✗" para material indisponível.
• Macro de atualização: Permite adicionar automaticamente as entradas e saídas recentes ao estoque.

Ferramentas Utilizadas

• Macro “Atualizar_tabela_estoque”: Atualiza a tabela de estoque usando funções que pegam o registro dos dados de entrada e saída.
• Formatação Condicional: Destaca visualmente a situação dos insumos no estoque.
• Funções do Excel:
  • SEERRO: Previne exibição de erros em caso de inconsistências.
  • PROCV: Busca informações associadas ao ID do insumo.
  • SOMASE: Soma as quantidades de entradas e saídas para cada insumo.
• Segmentação de Dados: Permite a aplicação de filtros dinâmicos para facilitar a visualização.

5 - Dashboard de Controle de Estoque

Objetivo

Fornecer uma visão consolidada do consumo de insumos ao longo do tempo, ajudando a identificar padrões e planejar a reposição.

Exemplo

Dashboard de controle de estoque

Características

• Segmentações de Dados: Permite localizar rapidamente o insumo de interesse para análise.
• Gráfico Interativo:
  • Usa dados da tabela “Auxiliar Estoque” para calcular o consumo de materiais por semana.
  • As semanas são numeradas de acordo com sua ordem no ano.
  • Inclui uma média móvel (representada por uma linha vermelha) para facilitar a visualização de tendências no consumo.

Ferramentas Utilizadas

• Macro “Atualizar_Grafico_de_controle”: Atualiza o gráfico com os dados mais recentes.
• Gráfico Dinâmico: Criado a partir de uma tabela dinâmica baseada nos dados da tabela “Auxiliar Estoque”.
• Segmentações de Dados: Utilizadas para aplicar filtros e facilitar a análise específica de insumos.

6 - Auxiliar Estoque

Descrição

Esta planilha oculta desempenha um papel de suporte essencial para o funcionamento do sistema de controle de estoque. Ela contém tabelas simples e dinâmicas, bem como controles de data, que fornecem os dados necessários para alimentar o Dashboard de Controle de Estoque.

Características

• Tabelas Simples e Dinâmicas: Armazenam informações organizadas e processadas para cálculos e gráficos.
• Controles de Data: Gerenciam a numeração de semanas e outras métricas temporais utilizadas no dashboard.

Nota: Esta planilha é mantida oculta para evitar alterações acidentais, garantindo a integridade do sistema.

Macros Criadas

Três macros foram desenvolvidas neste projeto para automatizar processos e otimizar o controle de estoque.

• 1. Macro “Atualizar_tabela_estoque”

  • Descrição: Atualiza a tabela de estoque com base nos registros de entrada e saída mais recentes.
  • Localização: Atualizar_tabela_estoque.bas

  2. Macro “Atualizar_Grafico_de_controle”

  • Descrição: Atualiza o gráfico do dashboard com os dados mais recentes.
  • Localização: Atualizar_Grafico_de_controle.bas

  3. Macro “Classificar”

  • Descrição: Classifica os insumos com base em um critério definido pelo usuário.
  • Localização: Classificar.bas

Como Importar as Macros

1. No Excel, abra o Editor VBA (Alt + F11).
2. Clique com o botão direito em Módulos no projeto VBA.
3. Selecione Importar arquivo... e escolha o arquivo .bas correspondente.
4. Salve o projeto e feche o Editor VBA.